Como qualificar o seu fornecedor

Selecionar fornecedores é uma atividade crítica para qualquer negócio, mas ainda mais delicada quando envolve a importação de mercadorias. Isso porque requer conhecimento sobre os processos empresariais, os setores e suas necessidades, assim como os suprimentos exigidos e as condições de compra.

Os critérios de cada empresa para fazer essa seleção devem considerar suas necessidades específicas. Mesmo assim, alguns parâmetros básicos são um bom ponto de partida. Para começar, é preciso que a companhia estabeleça relacionamentos efetivos com seus parceiros de negócios.

Além disso, é preciso ter em mente que selecionar fornecedores é crucial para o desenvolvimento adequado das operações. Afinal, o empreendimento depende de insumos para produzir, de mercadorias para revender e de materiais para trabalhar. Por isso, ter organização nesse processo ajuda a ter mais tranquilidade.

Essa seleção, então, não é um processo fácil. Por isso, identificar as características adequadas requer conhecimento e experiência — e cada etapa dessa jornada é essencial para definir a estratégia da companhia.

A seguir, apresentamos 10 fatores que devem ser considerados para encontrar fornecedores que se tornem verdadeiros parceiros de negócios. Acompanhe!

1. Procure informações sobre o fornecedor

É natural que as companhias busquem economizar, mas saber mais sobre o fornecedor deve vir antes da empolgação de ter encontrado o menor preço do mercado. Isso porque, quando o custo se sobrepõe à qualidade, o erro na escolha é quase inevitável.

Vale a pena, então, buscar dados online ou com contatos que conheçam o provedor e possam dar boas referências. Entre as informações importantes estão detalhes sobre sua reputação, sobre a qualidade dos produtos e serviços que oferece e sobre o suporte da equipe no pós-venda.

Se não for possível ter acesso a esses dados, pode ser que se trate de uma empresa nova, não necessariamente de uma escolha ruim. Nesse caso, procure esclarecer dúvidas sobre custos, prazos, qualidade e capacidade de atendimento.

2. Prefira empresas estáveis

Para conseguir uma boa parceria, é importante estabelecer relacionamentos e selecionar fornecedores que tenham, de fato, capacidade financeira. Isso pode evitar dificuldades de entrega de insumos ou materiais no decorrer do relacionamento com eles.

Lembre-se de que, se o provedor estiver com dificuldades financeiras, você corre o risco de não receber o que comprou. Então, a estabilidade do parceiro como empreendimento é essencial para garantir a continuidade das operações da companhia.

3. Concentre-se nos produtos apropriados para seu ramo

Para começar, a organização deve determinar quais produtos oferecidos no mercado são adequados para satisfazer seu público-alvo. Para saber quais são esses itens, é fundamental que a companhia conheça bem sua audiência.

Afinal, apenas quando oferece artigos desejados pelo cliente, a organização é capaz de manter o interesse dele. Se essa mercadoria ainda depender de desenvolvimento, a companhia deve buscar um provedor que possa atender às suas exigências.

4. Escolha pela qualidade do serviço oferecido

A qualidade do serviço oferecido pelo parceiro comercial é essencial nesse relacionamento — infelizmente, alguns entregam produtos danificados, atrasados ou errados. Isso pode provocar insatisfação no cliente final e desgaste no relacionamento com o fornecedor.

Uma forma de observar a qualidade prometida é avaliar se o provedor utiliza alguma metodologia ou tem alguma certificação para tornar os processos mais eficientes. Conhecer os métodos praticados por ele ajuda a garantir o atendimento de todas as especificações.

5. Observe a capacidade de fornecimento

O parceiro deve estar apto a entregar os itens requeridos na quantidade e no tempo solicitados. Afinal, assim como não adianta receber artigos com defeito, adquiri-los em volume inferior ao necessário tampouco resolve a demanda da companhia.

Além disso, o provedor deve estar preparado para responder a períodos críticos. Lembre-se de que isso pode afetar diretamente a qualidade e, sem essa garantia, o empreendimento não pode fazer seu próprio planejamento estratégico.

6. Fique atento aos prazos estabelecidos

Para cada mercadoria, é importante definir os prazos mais adequados, já que as de maior saída têm giro mais frequente e exigem reposição mais rápida. A logística do fornecedor deve ser capaz de atendê-los, assim, o tempo de espera entre o pedido e o recebimento dos produtos será adequado e as chances de problemas com o estoque diminuem.

7. Avalie a distância da empresa

Minimizar a distância entre o centro de distribuição e a empresa, é uma boa prática ao selecionar fornecedores. No caso de produtos importados, já há empresas com armazéns no Brasil e isso é útil se houver um eventual erro de planejamento por sua empresa e a necessidade de um retorno rápido.

Se, por outro lado, o provedor não oferecer essa facilidade, vale a pena manter uma opção mais próxima cadastrada — mesmo que tenha preços mais altos que os do parceiro principal. Essa alternativa pode salvar a operação da empresa em uma emergência.

8. Preste atenção à logística e à distribuição

O parceiro deve ter métodos eficientes tanto de distribuição quanto de faturamento. Se ainda não os tiver, é essencial que possa alterar os procedimentos que usa para adaptá-los às necessidades da empresa. É preciso, ainda, considerar custos de frete e de tributação que podem variar em razão de diversos fatores.

9. Dê ênfase à comunicação

A comunicação entre a empresa e o fornecedor deve ser extremamente eficaz. Sem isso, o relacionamento vai apresentar falhas em algum momento inevitavelmente. Afinal, é apenas por meio da comunicação que os envolvidos podem resolver eventuais dificuldades. Esse item é essencial ao selecionar fornecedores para sua empresa (Leia mais sobre o assunto aqui).

10. Busque um preço adequado

No preço, os extremos devem ser evitados, porque custos muito baixos ou muito altos são sinais de que algo está desequilibrado. No primeiro caso, por qualidade ou capacidade deficitárias. No segundo, porque nenhum serviço — por mais diferenciado que seja — justifica gastos muitos superiores para produtos iguais ou serviços semelhantes.

É essencial, então, que seja possível buscar a negociação dos preços apresentados pelo parceiro. Uma alternativa é nunca aceitar a primeira proposta: vale tentar chegar a um acordo que seja vantajoso para ambas as partes.

Além disso, é importante ter fornecedores que ofereçam flexibilidade no pagamento. Afinal, assim como os clientes da empresa não aceitam pagar sem receber o produto, a companhia, como cliente do fornecedor, deve agir de forma semelhante. Por isso, avalie formas de parcelamento, descontos para antecipação e meios preferidos pelo parceiro.

Um dos principais aspectos a serem considerados ao selecionar fornecedores é fazer um levantamento de quem e quantos são os provedores que podem entregar o que a companhia precisa — na qualidade e na quantidade desejada, com o preço e as condições de pagamento adequadas.

A partir disso, o empreendimento pode construir um relacionamento com eles. Ter vários fornecedores nessa parceria é a garantia de que a organização não vai ficar dependente de um único parceiro — o que diminui bastante o risco de desabastecimento.